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SPED: As 7 dicas para o escritório contábil – parte 6
01/3/12 11:45 AM
Tag por: escritório contábil NF-e SINTEGRA SPED XML
DICA 6 – REAVALIAR PROCESSOS – O ESCRITÓRIO DENTRO DO CLIENTE
Nas dicas anteriores descobrimos O QUE precisa ser feito. Neste momento vamos definir COMO cumpriremos as tarefas. É hora de reavaliar processos. Por processos podemos entender que é o desenho de como os trabalhos são realizados, o caminho que os documentos percorrem desde a sua emissão até o cumprimento da última obrigação acessória.
Atualmente o modelo adotado em grande parte dos escritórios é aquele em que um visitador passa nos clientes periodicamente para recolher as notas fiscais de compra e venda. Com essas notas são feitos os livros de Entradas, Saídas, Apuração de ICMS, Apuração de IPI, GIA, GARE, SINTEGRA. As notas servem de alimento para o cumprimento de todas esta obrigações. No sped é diferente pelo fato de que serão necessárias várias informações que não estarão nas notas fiscais, por exemplo dados da guia de recolhimento em alguns casos específicos, código do município numa entrega em local diverso, detalhes de uma venda/compra a prazo, número de processo judicial, etc.
Percebam que o conceito muda drasticamente ao estabelecer que o alimentador das obrigações fiscais não será mais apenas a nota fiscal. Tanto os escritórios como seus clientes estão acostumados a este modelo que sempre funcionou desta forma baseando as obrigações apenas nas notas de entrada e saídas.
E agora que estamos migrando para um modelo que dependerá não apenas das notas mas também de outras informações complementares ?
Todos nós teremos que nos REEDUCAR.
Armazenamento dos arquivos XML (NF-e), controle de estoque, acompanhamento do inventário físico, detalhamento das operações realizadas no dia-a-dia, treinamento permanente.
Vislumbro que chegaremos ao momento em que o escritório tenha que se fazer presente dentro do cliente, ter um ou mais funcionários trabalhando dentro do cliente visando conhecer melhor a rotina, a atividade, as dificuldades e demais aspectos da empresa, fazendo assim a ponte com o escritório. Alguns poucos escritórios já se deram conta desta necessidade e já estão trabalhando neste formato. A idéia é que os arquivos sejam gerados no ambiente da empresa e depois validados no escritório.
No capítulo 4 deste livro veremos mais detalhes acerca desta mudança nos processos.
(texto extraído do livro SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL em www.portaldosped.com.br)
SPED: As 7 dicas para o escritório contábil – parte 7
01/5/12 11:48 AM
Tag por: Conhecimento de Transporte Eletrônico CT-e DANFE escritório contábil NF-e Obrigatoriedade SPED XML
DICA 7 – REALIZAR TREINAMENTOS PERIÓDICOS (FUNCIONÁRIOS DO ESCRITÓRIO E DOS CLIENTES)
A equipe criada para cuidar do sped no escritório da qual tratamos na DICA 1, deverá estabelecer as necessidades e criar uma rotina para treinamento dos funcionários do escritório e também para os funcionários dos clientes. Sim para os funcionários dos clientes também !!!
Estamos falando de um cenário em que novas informações serão requeridas, será exigida maior exatidão no preenchimento de notas fiscais, documentos e obrigações acessórias.
O escritório contábil, que é o destino final dos documentos da empresa, recebe as informações e documentos depois que as operações já aconteceram, em muitos casos, bem depois, ocasião em que às vezes não dá para fazer mais nada para consertar.
O caminho é o escritório contábil, além de se fazer se presente na empresa como vimos na DICA 6, orientar constantemente os colaboradores do cliente.
Mas é necessário também que o pessoal do escritório esteja afiado nas mudanças, no conhecimento da legislação, nas implicações das mudanças em cada cliente. Falamos em criar uma equipe para discutir o sped, porém este grupo deverá repassar os conhecimentos, as decisões para todos os outros funcionários. Desde o dono do escritório até a telefonista, passando pelo visitador e o office-boy.
A telefonista, o visitador, o boy, a recepcionista são peças importantes pois mesmo não atuando diretamente nas áreas tributárias do escritório são aqueles que estão em contato freqüente com o cliente, são os que recebem e encaminham as solicitações do cliente e por isso precisam saber o que é o sped, o que é uma nf-e, um XML, para quem deve ser encaminhado os documentos, quem são os funcionários do escritório responsáveis pelo envio do XML, pela informática, pelo armazenamento digital etc.
Já do lado cliente o primeiro treinamento é dizer o que é e o que significará este Projeto SPED. Orientar sobre a necessidade de manter os cadastros em ordem, oferecer conhecimentos básicos de impostos em geral para a emissão de nota fiscal, alertar para a obrigatoriedade de conferência do danfe e do dacte (documento auxiliar que representará o CT-e- Conhecimento de Transporte Eletrônico), indicar cursos, palestras, literaturas que estejam ao alcance do entendimento desses funcionários do cliente, e inclusive orientar o cliente quanto ao maior cuidado na hora de contratar um funcionário pois a partir de agora será necessário que para alguns postos o funcionário possua conhecimentos básicos de emissão de documentos e tributação fiscal.
Comprador e vendedor no cliente também precisam estar atentos ao sped pois são eles os responsáveis pelos cadastros dos clientes e fornecedores. Cada empresa deverá ter sua política de armazenamento digital. No caso das vendas o vendedor e o faturista precisam saber para onde enviar o xml dos clientes e das transportadoras. No caso de compras é recomendável a empresar criar um e-mail centralizador ( nf-e@empresa teste.com.br) para onde os fornecedores e transportadoras deverão enviar o xml. Ainda neste ponto é importante criar alguma regra para garantir a chegada do xml, como por exemplo só receber a mercadoria fisicamente se o xml já tiver sido recebido. A regra que for estabelecida caberá ao comprador comunicar a clientes e transportadoras.
Os funcionários que recebem as compras e/ou despacham as vendas também devem ser orientados para a conferencia do danfe e do dacte assim que chegarem à empresa.
O faturista precisa estar ciente de que a nota eletrônica ao ser emitida vai direto para as mãos do fisco.
Deve ser estabelecida uma agenda de treinamentos permanentes ao longo do ano já que ambos, legislação e funcionários, mudam frequentemente.
Para isso se faz importante a celebração de parcerias com empresas de treinamento ou consultores que possam acompanhar e assessorar o escritório nesta necessidade.
(texto extraído do livro SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL em www.portaldosped.com.br)
*Antônio Sérgio de Oliveira é Contador, Administrador de Empresas, Pós Graduado em Gestão Pública, membro da equipe de palestrantes do CRC-SP, foi Consultor da área de impostos indiretos do Grupo IOB, foi Fiscal do CRC-SP, ministra aulas no SINDCONT-SP, CONTMATIC, SESCON-SP , ministrou aulas no SENAC, CIESP-ABC, SINDUSCON-SP,atuando na área fiscal há mais de 25 anos. Autor dos livros MANUAL DE SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA DO ICMS , SPED/NF-e e SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL.
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